Het kantoor wordt heruitgevonden
Thuiswerken is een blijver. Werkgevers ervaren echter dat dit ten koste van het teamgevoel en de verbondenheid met de organisatie gaat. Hoe krijgen ze hun medewerkers weer naar kantoor? Een aantrekkelijke werkomgeving, gericht op ontmoeting, kennisoverdracht en productiviteit, lijkt de sleutel tot succes. (Laurenz Verledens)
Thuiswerken… allemaal goed en wel, maar de slinger is doorgeslagen. Dat gevoel leeft bij veel werkgevers. De coronacrisis heeft aangetoond wat iedereen eigenlijk al wist: een deel van het kantoorwerk kan je net zo goed thuis doen. Veel kantoorwerkers maakten tijdens de lockdowns voor het eerst kennis met thuiswerken. Ze ontdekten de geneugten ervan: ietsje later opstaan, minder gehaast ontbijten, geen dagelijks gestress in de files, een betere werk-privébalans…. Voordelen die ze na de coronacrisis niet zomaar wilden afstaan.
Vandaag is het hybride werken, waarbij thuis- of telewerk wordt gecombineerd met enkele dagen werken op kantoor, goed ingeburgerd. Overigens is het kantoorwerken daarbij dominant: uit een onderzoek van HR-dienstverlener Acerta blijkt dat driekwart van de werknemers momenteel minstens drie dagen per week op kantoor werken. Maar van een aanzienlijk deel van de werkgevers mag dat gerust nog wat meer zijn: 30,6% van de bedrijven wil structureel thuiswerk terugschroeven; slechts 12,7% wil meer thuiswerk.
“We merken inderdaad dat sommige bedrijven spijt hebben van een te soepel thuiswerkbeleid”, zegt Anton Maes. Met zijn consultancybedrijf brainmove begeleidt hij organisaties bij de behoefteanalyse, visieontwikkeling en het verandermanagement rond nieuwe werkomgevingen. Onder meer Partena Pro, DEME, VRT, de Vlaamse Overheid, Universiteit Antwerpen en Eubelius deden een beroep op de expertise van brainmove. “Een vaak terugkerende klacht is dat veel thuiswerken het gemeenschapsgevoel ondermijnt”, vervolgt Maes.
Kennisdeling en leiderschap
Hoe krijg je de medewerkers terug naar kantoor? Ze gewoon verplichten? “Ik denk niet dat dat een verstandige oplossing is”, reageert Anton Maes. “Je riskeert dat werknemers, en zeker de mensen met een gegeerd profiel, andere oorden opzoeken. Dan is de werkomgeving aantrekkelijker maken een interessantere piste.” Een aantrekkelijke werkomgeving combineert volgens Maes functionaliteit met gezelligheid en ondersteunt de kernactiviteiten van de teams optimaal. Dat vergt een slimme mix van werkplekken, zoals samenwerkingsruimtes voor projectwerk en brainstorms, voor informele ontmoetingen en stille ruimtes voor geconcentreerd werk.
Hij waarschuwt echter voor een aanpak die zich louter toespitst op de creatie van een hip en fancy kantoor: “Ik ken mensen die in een triestige, lelijke omgeving werken en die toch supergraag naar kantoor komen. Omdat ze bijvoorbeeld heel toffe collega’s hebben. En omgekeerd: wat heb je aan een toffe werkplek als je er alleen bent en je baas een bullebak is? De werkomgeving moet absoluut in orde zijn, zo niet heb je een probleem. Maar het is niet doorslaggevend.” Om de uitdagingen aan te pakken die gepaard gaan met hybride- en thuiswerk, zoals een zwakke teamcohesie, bepleit Maes een holistische benadering die – naast aandacht voor een aantrekkelijke werkomgeving – ook inzet op het kantoor als een plek waar kennisdeling wordt bevorderd en leiderschap tot zijn recht komt. Anton Maes: “Het is een fundamentele behoefte van mensen om kennis te verwerven en uit te wisselen. Het kantoor moet een vector zijn voor die kennisuitwisseling. In die zin dat als je ’s avonds van kantoor thuiskomt, je kan zeggen: dit was een interessante dag, ik heb veel geleerd.”
Leiderschap speelt volgens Maes dan weer een cruciale rol in het creëren van een motiverende werkomgeving. “Een aanspreekbare, toegankelijke leidinggevende is daarbij zeer waardevol. Dan kom je graag naar kantoor omdat je weet dat je gecoacht en ondersteund zal worden.”
Marketingtool
Ook Katrien Vernaillen, oprichter van Interior Blonde, hoort van haar opdrachtgevers dat ze het thuiswerken willen inperken. “Een vaak terugkerende klacht is dat het teamgevoel en de verbondenheid met het bedrijf eronder lijden”, zegt ze. Als interieurdesigner benadrukt ze het belang van een goede balans tussen functionaliteit, productiviteit en esthetiek voor een werkomgeving.
Katrien Vernaillen heeft ook tien jaar in de reclamesector gewerkt en dat heeft haar geleerd om ook met een andere blik naar kantoren te kijken: met de blik van een marketeer. “Als mensen op bezoek kwamen bij TBWA (één van de grote internationale reclamebureaus, nvdr) was het interieur bijna altijd een conversation starter. Dat was zo verschillend van de landschapskantoren die je toen overal zag”, vertelt ze. In de visie van Interior Blonde – dat onder meer Mediafin, Bank Degroof Petercam, Polestar, Stadim en Flanders’ Food Belgium als opdrachtgevers heeft –, moet het kantoor meer zijn dan een fysieke plek waar medewerkers voor hun dagtaak naartoe komen. “We zien het kantoor ook als een marketingtool”, zegt Katrien Vernaillen. “Het is een instrument om de bedrijfscultuur te weerspiegelen. Daar tegenover staat het generieke kantoor: verwijder het bedrijfslogo in het gebouw en het kantoor kan van eender welk bedrijf zijn.”
Volgens Vernaillen heeft een kantoor dat aansluit bij de branding van het bedrijf het potentieel om werknemers te binden en potentiële werknemers aan te trekken. En bij uitbreiding helpt het ook om thuiswerkende medewerkers terug naar kantoor te krijgen. “Dat geldt zeker voor jonge mensen”, zegt ze. “Die Instagramgeneratie stelt erg hoge eisen, ook van een kantoor.” Vernaillen geeft aan dat de identiteit en waarden van een bedrijf vertalen naar een tastbare omgeving een diepgaand begrip vereist van de organisatie en van de verwachtingen van de werknemers. Hoe pakt Interior Blonde dit aan? “Door veel te praten en te observeren”, antwoordt Vernaillen. “Het is ook belangrijk om een sparringpartner binnen het bedrijf te hebben. Iemand die in staat is om de behoeften van de werknemers te filteren en te vertalen naar onze creatieve mensen.”
Focus op werk en ontmoeting
Beide gesprekspartners waarschuwen voor kantoorconcepten die krampachtig inzetten op de fun-factor. Als het kantoor meer op een speelruimte lijkt dan op een plek om te werken, is er iets mis met de balans, vindt Katrien Vernaillen. “Natuurlijk mag het leuk zijn op kantoor, want dat verhoogt de betrokkenheid. Maar het vertrekpunt moet toch altijd zijn dat er op kantoor gewerkt wordt. En dat dit productief en resultaatgericht gebeurt.”
Anton Maes wijst erop dat goede voorbeelden soms slecht worden geïnterpreteerd. Hij verwijst naar Google, dat als trendsetter het idee work hard, play hard op de werkvloer introduceerde. “Sommige bedrijven hebben gedacht ‘we kopiëren het concept van het spelelement, we plaatsen een kickertafel en we worden ook een Google’. Dat is natuurlijk onzin. De aantrekkingskracht van werken in een Google-kantoor zit hem in de eerste plaats in die kennisoverdracht; je kan er enorm veel opsteken. En een kwartiertje pingpongen met de collega’s is dan een prima manier om te ontspannen, om je vervolgens nog meer gefocust in je werk te verdiepen. Maar het is een waanidee dat je met een biljarttafel of een glijbaan mensen kan overtuigen om uren in de file te staan.”
Vernaillen en Maes zijn wel beide pleitbezorgers van een aantrekkelijke koffiecorner op kantoor. “Het kantoor is ook een ontmoetingsplek”, zegt Vernaillen. “Het is geen geheim dat uit de spontane ontmoetingen aan het koffieapparaat soms heel goede ideeën ontstaan.” Informele ontmoetingen en spontane interacties zijn cruciaal voor innovatie en creativiteit, vindt ook Maes. “Die informele contacten zijn we tijdens de coronaperiode kwijtgeraakt en dat is een grote verarming geweest voor de innovatieve kracht van onze organisaties.”
De rol van de facility manager
Welke rol is er weggelegd voor de facility manager in het weer meer naar het kantoor verhaal? “Onze contactpersoon is zeker niet altijd een facility manager”, antwoordt Katrien Vernaillen. “Het is vaker iemand van het marketingdepartement, maar dat komt misschien ook door onze specifieke insteek”. Ook bij brainmove is de facility manager niet de voornaamste gesprekspartner. “Nochtans zetel ik zelf in de raad van bestuur van IFMA Belgium en ken ik veel facility managers”, merkt Anton Maes op. “Meestal is de HR-manager ons eerste aanspreekpunt. Of het management op C-level. Maar dat betekent niet dat de facility manager geen belangrijke rol heeft. Bij de implementatie ligt die voor de hand, maar ook in de conceptuele fase is het nuttig om een facility manager rond de tafel te hebben. Want het is bij uitstek de facility manager die de praktische haalbaarheid bewaakt: zijn de technieken toereikend, welke budgetten zijn beschikbaar, welke meubilairkeuzes zullen we maken,…”