Facility management eindelijk richting strategische afslag

Door de aandacht voor telewerk en de schaars bezette kantoren, kwam facility management de voorbije jaren hoog op de agenda van veel ondernemingen. Digitalisering kreeg de wind mee en facility managers krijgen meer gehoor bij het bepalen van de bedrijfsstrategie. (Wouter Temmerman)

Hoeveel dagen per week werken medewerkers van thuis? Wat betekent dat voor onze kantoorruimte? En wat doen we intussen met onze refters en parking? Slechts weinig ondernemingen hebben zich die vragen de voorbije twee jaar niet moeten stellen. De zoektocht naar de antwoorden verloopt via verschillende bedrijfsdepartementen en ook facility management spreekt daarin meer dan een woordje mee. Want minder mensen op kantoor, dat betekent ook een andere kijk op schoonmaak, catering, technisch onderhoud en ga zo maar door. Toch betekent het niet automatisch dat bedrijven massaal hun kantooroppervlakte aan het terugdringen zijn. “We zien dat niet in de praktijk”, zegt Michael Peeters, CEO en oprichter van LAMMP, dat bedrijven adviseert in Life and Asset Management. “De oppervlakte wordt vooral op een andere manier ingevuld en in de toekomst zal er anders gebouwd worden. Bedrijven zullen zich bijvoorbeeld meer openstellen naar de buitenwereld om sociale waarde te creëren. Denk aan het inrichten van co-working spaces en meeting centers op het gelijkvloers. Dat model heeft een enorm potentieel en is nauw verwant met het besparen van vierkante meters. Die trend is ingezet en onomkeerbaar.”

Verbondenheid faciliteren

De trend die Peeters schetst geeft aan dat het herdefiniëren van kantoorruimte een ruime scope heeft: publieke functies komen in beeld, de werkplekken van de werknemers moeten flexibel en modulair zijn, het faciliteren van creatieve processen wordt belangrijker, net als de werkbeleving. “Voor een facility manager wordt de focus op werkbeleving heel belangrijk”, stipt professor Shirley Kempeneer van de Antwerp Management School aan. Kempeneer is voorzitter van de LAMMP- leerstoel Gedragsinzichten in Vastgoed. “Je zou niet meteen verwachten dat facility management daarop impact heeft. Als je echter kijkt wat achter die beleving schuilgaat, dan zie je hoe cruciaal goed facility management is. Bijvoorbeeld het geven van autonomie aan werknemers heeft ook te maken met het aanbieden van een flexibele werkplek. Hoe reserveer ik een werkplek en wil ik een stille ruimte of een grote ruimte waar ik ook een boek kan lezen? Tegelijk speelt de facility manager een rol bij het creëren van verbondenheid tussen thuiswerkers en kantoorwerkers. Hybride meetings kunnen plaatsvinden via facilities als juiste schermen, goede camera’s of zelfs VR. Goede technologie is belangrijk om verbondenheid te smeden.” LAMMP geeft aan in dat kader een duidelijk gestegen vraag te zien naar virtuele kantooromgevingen, de zogenaamde ‘metaverse’, als alternatief voor het constant op Teams of Zoom vertoeven. “Bedrijven willen vooral meer online interactie creëren: een virtuele meeting-room, presentaties parallel integreren, flipcharts gebruiken… na enkele jaren van evangelisatiewerk zien we dat er door de impact van COVID-19 voor het eerst een markt is ontstaan voor het exploiteren van virtuele ruimtes.”

Smart facility management

De gestegen inzet van technologie heeft van facility management een zeer datagedreven discipline gemaakt. Het zogenaamde ‘smart facility management’ maakte het voorbije decennium al opgang, maar COVID-19 fungeerde als katalysator. Praktische vraagstukken kregen een antwoord vanuit heel concrete data: welke werkplekken worden gebruikt, welke moet je als bedrijf saneren, waar moet licht branden en waar niet, enzovoort. “De digitalisering van facility management was vroeger een nice- to-have, toys for boys”, zegt Michael Peeters. “Het was leuk om met een app een lift naar boven te roepen, maar wat had je eraan? Onder impuls van de pandemie zijn heel wat apps meer dan een gadget geworden. Een lift roepen met een app kan handig zijn als je aanraking wil vermijden.” De digitalisering van facility management vindt echter ook ruimer ingang, los van de pandemie. “In interviews die we recent afnamen, omschreef een deelnemer data als een soort van cockpit voor de facility manager”, zegt Shirley Kempeneer. “De voortrekkers slagen er ook almaar beter in de juiste vertaalslag te maken. Ze gebruiken de technologie efficiënter, gebruiken ruimtes op een zinvolle manier, halen inkomsten uit de verhuur van ruimtes of ondernemen er sociaal waardevolle acties.”

Operationeel én strategisch

Door de schat aan data uit facilities en de wil om meer in te zetten op werkbeleving krijgt facility management in meer en meer bedrijven een groter strategisch belang. “Facility managers zijn de nieuwe IT’ers”, lacht Shirley Kempeneer. “Hun job was lange tijd zeer operationeel: een kost, een wettelijke vereiste, brandjes blussen waar het nodig was. Omdat het welzijn van de werknemer belangrijker wordt, zie je dat de strategische informatie uit facility management nodig is om samen met bijvoorbeeld het HR-departement tot goede oplossingen te komen. Een bedrijf dat zich vandaag buigt over de vraag hoe het zijn werknemers weer naar kantoor kan halen, heeft strategische informatie vanuit facility management nodig om een goed antwoord te geven. Hoe kunnen werknemers zich goed voelen? Hoe worden ze ontzorgd? Hoe worden ze ondersteund? Het zijn vragen die mee in het takenpakket van de facility manager komen.” “Die evolutie zien we inderdaad duidelijk”, bevestigt Michael Peeters. “Een facility manager moet anno 2022 meer kunnen werken aan interactie en aan het groepsgevoel en minder discussiëren over welke kabel de lift naar boven trekt. Het gaat meer over mensen en minder over technische aspecten van het gebouw.” 

Wachten op de CFMO

Facility managers stromen vandaag niet in grote getale door naar de boardroom. IT kreeg op het C-level een plekje via de CTO’s, maar een CFMO is veel minder gangbaar. “Het zou logisch zijn, maar ik weet niet of de functie al bestaat”, beaamt Shirley Kempeneer. “Wel zie je high level werkgroepen, die facility management meenemen. Ik verwacht een meer geleidelijke evolutie. Vandaag zijn veel facility managers zeer druk met het technisch management: alles draaiende houden en conform de normering. Bedrijven zullen capaciteit moeten creëren om facility managers ook strategisch tot hun recht te laten komen. Dat betekent: geld vrijmaken om het departement te ondersteunen, extra mensen aanwerven, mensen de kans bieden om aan hun strategische vaardigheden te werken en hen marktconform verlonen voor het strategische werk.”

Dit artikel is verschenen in Top Bouw die beschikbaar is in pdf.

Interesse in een sectoranalyse?

De SectorTop is een analyse van de 50 grootste ondernemingen uit een specifieke sector. U krijgt rankings en grafieken voor 30 kerncijfers en ratio's op het vlak van rentabiliteit, solvabiliteit, liquiditeit en toegevoegde waarde. Nadien nemen we elk bedrijf afzonderlijk onder de loep, met de individuele trend per kerncijfer en mediaan van de sector. Info en bestellen