Les coordonnées professionnelles des administrateurs sont aussi des données à caractère personnel
Les organisations qui demandent ou communiquent des documents doivent désormais redoubler de vigilance. Le 3 avril dernier, la Cour de justice de l'Union européenne a confirmé que les données des administrateurs de sociétés, comme les noms, signatures, adresses mail et numéros de téléphone des personnes qui signent des documents au nom d’une entreprise, relèvent également du champ d’application du RGPD.
Ce type d’informations bénéficient du même niveau de protection que les données à caractère personnel, selon la Cour de justice de l'Union européenne, même lorsque les personnes concernées agissent dans un cadre purement professionnel. Cette décision fait suite à une affaire tchèque relative à l’achat de tests COVID, mais ses répercussions se font ressentir jusqu’en Belgique et, par extension, dans toute l’Union européenne. Les entreprises et les autorités publiques devront désormais tenir compte de cette interprétation plus stricte des règles en matière de protection de la vie privée.
Toute entité publique qui fournit des documents au nom du gouvernement, par exemple dans le cadre de la publicité de l’administration ou de marchés publics, doit vérifier s’ils contiennent des données à caractère personnel. Si ces documents concernent des personnes physiques qui représentent une personne morale, comme un administrateur ou un mandataire, les règles du RGPD sont d’application. En principe, ces personnes doivent être informées ou consultées au préalable, sauf si cela s’avère impossible dans la pratique. Il n’est donc pas permis de biffer ou refuser automatiquement des données.
Les entreprises sont également concernées. Lorsqu’elles envoient des contrats ou d’autres documents officiels (en cas d’acquisition, de subvention, de procédure judiciaire, etc.), la prudence est de mise quant à la protection des données à caractère personnel de leurs représentants. Cette protection s’applique aussi lorsque les personnes concernées agissent uniquement dans l’exercice de leurs fonctions.
Cet arrêt marque un tournant dans le traitement des coordonnées professionnelles. La transparence reste essentielle, mais elle doit désormais aller de pair avec la protection des données à caractère personnel. Les organisations ont tout intérêt à revoir leurs procédures en matière de demandes d’information ou de partage de documents.
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