Vinden

Coachen en leiden vanop afstand – 10 tips

Coachen_Afstand

Het Netwerk Duurzame Mobiliteit riep 19 september 2019 uit tot Nationale Telewerkdag. Op dat moment bleek uit onderzoek dat 22% van de Belgen wel eens aan telewerk doet. De voordelen die alom geprezen worden zijn minder files, een betere balans tussen werk en privé, een hogere retentie en minder uitval door burn-out dat zich al geruimte tijd als een virus lijkt te verspreiden. Geen kat had toen kunnen denken dat we amper een half jaar later door een ander virus zo goed als met z’n allen verplicht thuis aan de slag zouden zijn.

Er verschijnen heel wat berichten voor werknemers rond hoe ze dat thuiswerk in tijden van corona zo goed mogelijk organiseren, al dan niet in combinatie met hun gezin. Wanneer zo goed als iedereen in zijn kot blijft, hoe ga je daar dan als werkgever en leidinggevende mee om? Hoe motiveer je medewerkers om de tijd zinvol en productief te benutten? Hoe houd je de vinger aan de pols van je team wanneer je hen niet ziet? Hebben je teamleden hulp nodig? Is er voldoende samenwerking?

Daarom reiken we u 10 tips voor de virtuele leidinggevende aan van onze collega Veerle Hofman, Sales Training & Coaching Manager bij Roularta Media Group, om ook in deze moeilijke periode het resultaat van uw organisatie te maximaliseren.

1. Bepaal je resultaatdoelstellingen

Wat wil je bereiken? Leg SMART objectieven vast, zowel individueel als voor je team: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden.

2. Bepaal je procesdoelstellingen

Wat is je plan van aanpak en opvolging om die resultaatdoelstellingen te halen? Geef elk teamlid individuele objectieven, maar stel ook teamobjectieven voorop. Zo zorg je ervoor dat ze meer overleggen, delen, toetsen,  afspreken enz. Dat bevordert groepsgeest én kennisdeling en doorbreekt het gevoel van isolement. Je kan als leidinggevende niet altijd voor iedereen beschikbaar zijn. Door je team aan te sturen op teamobjectieven delegeer je de opdracht aan heel het team. Jij kan zelf opvolgen en inspringen op momenten waar het nog nodig is.

3. Pas situationeel leiderschap toe

Heeft je medewerker de competenties om geïsoleerd te werken? Ook voor hem of haar is dit een enorme en plotse verandering dus iedere medewerker heeft begeleiding op maat nodig. Welke medewerker ga je leiden, begeleiden, steunen of sturen?

Situationeel

4. Kies het juiste communicatiekanaal in functie van je doel

We missen heel wat (non-verbale) communicatie als we elkaar niet zien. De middelen die we gebruiken om virtueel contact te hebben of informatie te delen zijn telefoon, e-mail, chat, app, zooms. Niet elk middel leent zich voor alles, dus ken de voor- en nadelen van elk systeem en zet het doelgericht in:

  • Plan ‘face to face’ gesprekken via zoom voor team-meeting, 1 op 1 en coaching.
  • Wil je onmiddellijk een antwoord, dan kan je bellen.
  • Voor het delen van informatie of niet dringende vragen kan je mailen.
  • Bepaal zelf de frequentie (situationeel leidinggeven) en hou ook rekening met hun behoeften.
  • Vermijd een controlerende stijl zoals ‘waar ben je?’ of ‘waar ben je mee bezig?’, maar vraag eerder bijv. ’waar kan ik je mee helpen?’.
  • Vermijd tijdens de teammeeting het overlopen van to-do’s, maar bespreek vooral de status van de doelstellingen, waar men tegenaan loopt en hoe je daarbij kan helpen. Deel successen en pijnpunten met elkaar.

5. Zorg dat je medewerker niet vereenzaamt en de teamdynamiek blijft

Bij een virtuele samenwerking initieer je ook bewust sociaal contact. Je belt en mailt óók over alledaagse en privézaken. Als leidinggevende geef je het voorbeeld en heb je ook interesse in de persoon zelf en in zijn leefwereld. Je kan het ook het virtuele koffiemoment noemen.

Maak in de mate van het mogelijke toch geregeld de tijd om met alle betrokkenen eens ‘fysiek, virtueel’ rond de tafel te gaan zitten. Dat soort meetings moet vooral zuurstof geven aan de samenwerking en het isolatiegevoel tegengaan. Je kan ook een zoomlunch organiseren waarbij jullie samen virtueel lunchen en ondertussen bijpraten over interesses en zorgen.

6. Begeleid je team in het behalen van de doelstellingen

PDCA smallJe ziet elkaar niet iedere dag, het maken van afspraken is essentieel. Weet waar de ander mee bezig is en houd het resultaat voor ogen. Andersom geldt dat ook. Wees duidelijk in wat je wil en stuur bij waar nodig.

Een PDCA-model kan je hierbij helpen, als continu verbeterproces:

  • Plan. Welke doelstellingen moeten gehaald en welke activiteiten moeten worden uitgevoerd. Welke mensen en middelen?
  • Do. Het proces wordt uitgevoerd en de resultaten worden vastgelegd en gemeten.
  • Check. Waar staan we in vergelijking met de doelstelling. Afwijkingen en risico’s.
  • Act. Indien nodig acties nemen om bij te sturen. Kan leiden tot aanpassen planning of werking.

7. Wees alert voor plotse veranderingen in het gedrag van je medewerker

Zorg ervoor dat je waarneemt en snel wijzigingen registreert:

  • Minder resultaat: dingen vergeten, fouten maken, onnauwkeurig, niet meer afwerken
  • Minder inzet: ziek worden, last-minute verlof nemen, geen medewerking in zooms, niet opdagen in virtuele teammeetings, te laat komen of te vroeg doorgaan            
  • Vlucht- of uitstelgedrag: moeilijk bereikbaar zijn, altijd bezet zijn, geen tijd in de agenda voor een 1o1 gesprek
  • Lange reactietijd: het duurt langer vooraleer men berichten gaat beantwoorden.

8. Creëer positieve buzz voor je team

Laat van je horen op verschillende kanalen, zorg dat je medewerkers trots zijn op hun werk.

9. Check of de werknemer de opdracht goed begrepen heeft, werk met korte sprints en opvolging

10. Vier kleine successen met je team

Het motiveert je mensen om daarna weer aan de slag te gaan.

VALKUILEN LEIDINGGEVEN OP AFSTAND

  • Te weinig zicht op verloop en gebeurtenissen, wie doet wat, wanneer, hoe, …
  • Weinig, geen, of geen correcte feedback over de situatie, evolutie van het project en de leden van het team.
  • Te weinig communiceren en de werking van de teamleden begrijpen.
  • Tekort aan communicatie en informatie uitwisseling, ‘uit het oog, uit het hart’.
  • Demotivatie van het team wegens tekort aan steun, erkenning, klaarheid over objectieven en toekomst perspectieven, isolement.
  • Denk niet als leidinggevende vanop afstand dat het allemaal wel loopt.
  • Plan zelf ook rustmomenten in om het overzicht te behouden.

In 2020 valt de Nationale Telewerkdag op dinsdag 22 september. Benieuwd of we dan al in de verleden tijd over corona spreken en in welke mate telewerk een soort ‘nieuwer normaal’ geworden is.

Terug
Inschrijven nieuwsbrief Uw advertentie in onze nieuwsbrief?
Infotheek
Nieuw Algemeen Reglement op elektrische installaties

Nieuw Algemeen Reglement op de elektrische installaties (AREI) wordt op 1 juni van kracht
 

European comparison of electricity and natural gas prices

A European comparison of electricity and natural gas prices for residential, small professional and large industrial consumers
 

FAQ gevolgen van coronacrisis op aanvullende pensioenen

FAQ over de gevolgen van de coronacrisis op de aanvullende pensioenen

Wetstraat
Misbruik economische afhankelijkheid - onrechtmatige bedingen - oneerlijke marktpraktijken

Wet tot wijziging van de wet van 4 april 2019 houdende wijziging van het Wetboek van Economisch Recht met betrekking tot misbruiken van economische afhankelijkheid, onrechtmatige bedingen en oneerlijke marktpraktijken tussen ondernemingen - BS 29 mei, p. 38.497

Consumentenkrediet: hoe de crisis te doorstaan

Wet betreffende het consumentenkrediet, teneinde de kredietnemers van dergelijke kredieten te helpen de door het coronavirus veroorzaakte crisis te doorstaan - BS 29 mei, p. 38.498

Wijziging bepalingen betreffende inschrijving in KBO en uitstel solden

Wet tot wijziging van sommige bepalingen van het Wetboek van economisch recht wat de inschrijving in de KBO en uitstel van de solden betreft - BS 29 mei, p. 38.501